28 сентября по инициативе Всемирной организации здравоохранения (ВОЗ) мировая общественность проводит Всемирный день борьбы против бешенства, задачей которого является привлечение внимания к данной проблеме и санитарное просвещение населения.

Бешенство в мире остается серьезной и неразрешенной проблемой. По данным ВОЗ оно регистрируется более чем в 150 странах мира и ежегодно уносит жизни 55000 человек.

Бешенство – инфекционное заболевание, вирусной природы, которое передается другим животным и людям при тесном контакте со слюной инфицированных животных - при укусах, царапинах, а также загрязнении слюной животного поврежденной кожи и слизистых оболочек.

Основным источником и резервуаром природного бешенства в Республике Беларусь на протяжении многих лет является лисица. Эпидемиологическое значение имеют и другие дикие плотоядные животные (енотовидные собаки, волки), а также собаки, кошки и сельскохозяйственные животные.

Период заразительности у животных наступает за 3-10 дней до появления клинических признаков и длится весь период заболевания.

Инкубационный период при бешенстве у человека составляет обычно от 10 дней до 2 месяцев, хотя известны случаи его сокращения до 5 дней и удлинения до 1 года и более.

Первые симптомы заболевания проявляются в месте нанесенного повреждения в виде мышечных подергиваний, зуда, боли по ходу нервов, затем беспричинная тревога, страх, повышенная чувствительность к световым и звуковым раздражителям, параличи мышц.

Бешенство – абсолютно смертельное заболевание, которое можно предупредить. В арсенале у медицинских работников имеются эффективные лекарственные средства (антирабическая вакцина и иммуноглобулин), однако они гарантируют защиту от заболевания бешенством только при своевременном обращении пострадавших за медицинской помощью.

Так, в Полоцком регионе за 8 месяцев 2013 года обратились за антирабической помощью 205 человек, прививки против бешенства были назначены 102 лицам. Зарегистрирован один случай лабораторно подтвержденного бешенства у лисицы, забежавшей на подворье в д. Солоники.

Защититься от бешенства можно, выполняя ряд простых правил:

Необходимо соблюдать установленные правила содержания домашних животных (собак, кошек) и ежегодно проводить им профилактические прививки против бешенства;

При изменении поведения домашнего животного, получения им повреждений от другого животного, смерти без видимых на то причин необходимо обратиться к ветеринарному специалисту для установления наблюдения или выяснения причины смерти животного;

От укусов животных часто страдают дети, поэтому необходимо с ними проводить разъяснительную работу и стараться избегать ненужных контактов с животными, особенно дикими и безнадзорными;

Не следует избавляться от животного, покусавшего или оцарапавшего человека, по возможности за ним должно быть установлено 10-дневное наблю­дение;

при появлении диких животных на личных подворьях в сельской местности, на территории населенных пунктов нужно -принять все меры личной предосторожности и обеспечения безопасности близких, поскольку здоровые дикие животные как правило избегают встречи с человеком;

Если вы пострадали от животного, необходимо сразу же тщательно промыть раневую поверхность в течение не менее 15 минут струей воды с мылом, обработать края раны 5% настойкой йода и немедленно обратиться в медицинское учреждение. Только врач может оценить риск возможного заражения вирусом бешенства и назначит, при необходимости, прививочный курс;

Следует помнить: чем раньше начата иммунизация против бешенства, тем вероятнее благополучный исход в сложившейся ситуации;

Ни в коем случае не следует отказываться от назначенного лечения и самовольно прерывать его, это может привести к трагическим последствиям. Врач эпидемиолог ГУ «Полоцкий ЗЦГЭ» С.М.Гамзатов

Статус ФГБУ «Федеральный центр охраны здоровья животных» (ФГБУ «ВНИИЗЖ»)

ФГБУ «ВНИИЗЖ» с 2000 года является диагностическим центром РФ по бешенству (Приказ № 32 Департамента ветеринарии МСХ РФ от 19.10.2000 г.). В 2009 г ФГБУ «ВНИИЗЖ» успешно прошел квалификационный тест Французского управления по безопасности пищевых продуктов (AFSSA) в Нанси, Франция и с 2010 г. имеет международную аккредитацию на право определения антител к вирусу бешенства. Ссылка на международную аккредитацию ФГБУ «ВНИИЗЖ» находится на сайте Евросоюза по адресу http://ec.europa.eu/food/animal/liveanimals/pets/approval_en.htm#russia

Сведения для владельцев животных

Для разных стран могут быть разные условия ввоза животных, которые могут меняться, поэтому владельцам необходимо самим выяснять условия ввоза животных в страну на тематических ресурсах.

Метод исследования, сроки исполнения анализа

Титр антирабических вируснейтрализующих антител в сыворотке крови животного определяют в реакции нейтрализации на культуре клеток.

Длительность анализа c оформлением результатов исследования составляет 10 рабочих дней с момента получения подтверждения оплаты исследований.

Требования, предъявляемые к сывороткам крови животных

Для определения антител к вирусу бешенства у животных используют только сыворотку крови . Кровь берут в лицензированной ветеринарной клинике / лаборатории / СББЖ не ранее чем через 30 дней после последней антирабической вакцинации.

Для получения сыворотки крови проводят забор венозной крови при помощи инъекционной иглы в сухую чистую пластиковую пробирку в объеме не менее 2 мл. Антикоагулянты не добавлять! После забора крови ее выдерживают при 37°С в течение 30 минут для формирования сгустка крови. Далее осторожно отделяют сформировавшийся сгусток крови от стенок и помещают пробирку на 4°С на 30-60 минут. После этого пробу центрифугируют при 189 – 335 g (1500 – 2000 оборотов в минуту). По окончании центрифугирования осторожно, не захватывая осадок, отбирают надосадочную жидкость – сыворотку крови. Сыворотка крови должна быть прозрачная, с цветом от светлого до соломенно-желтого. Допускается легкая степень гемолиза (розоватый цвет). Необходимый объем сыворотки крови для исследования составляет 1,0 мл.

Не принимаются к исследованию цельная кровь или образцы с примесью форменных элементов крови, сыворотки крови с сильным гемолизом (темно-красного цвета), с осадком, мутные, с гнилостным запахом.

Пробирка для сыворотки крови должна быть пластиковая, герметично закрытая, крышка дополнительно герметизирована (парафильм, скотч) промаркирована устойчивым маркером и опечатана печатью ветеринарного учреждения , в котором проводили забор крови на исследование.

Правила транспортировки образцов сыворотки крови

В зависимости от длительности транспортировки пробы необходимо направлять в замороженном либо охлажденном состоянии в термоконтейнере. Пробирку с сывороткой максимально обезопасить от проливания образца или попадания в него влаги. Для примера: использовать 2 пакета со льдом, первый положить на дно контейнера, затем положить сыворотку в пластиковой, герметично закрытой, промаркированной пробирке и завернутую в целофановый пакет, второй пакет со льдом положить сверху. К контейнеру приложить (прикрепить, например скотчем) пакет документов. Все это упаковать в тару (пакет).

До отправки в ФГБУ «ВНИИЗЖ» сыворотку крови хранят при 4°С не более 2 дней. Если сыворотку крови необходимо хранить более длительный срок, то ее помещают при минус 20°С. Замороженную сыворотку крови для отправки в ФГБУ «ВНИИЗЖ» упаковывают, как описано выше. Не допускается замораживание и оттаивание сыворотки крови более 2 раз. Если отбирают пробы от нескольких животных, принадлежащих одному владельцу, то каждую пробу (пробирку) необходимо маркировать. Посылку нужно отправить на адрес ФГБУ "ВНИИЗЖ", дополнительно указать "Пункт приема патологических материалов".

Если Вы сами не можете привезти пробу, то ее можно доставить в ФГБУ «ВНИИЗЖ» любой экспресс-почтой, которая пересылает биологический материал, по России, например, SPSR, Pony-express, Major-express, Dimex, DHL (компания работает только с юридическими лицами) и т.п. Правила упаковки пробы такие же.

Контакты, адрес, схема проезда для доставки сыворотки курьерской службой здесь:

Сопроводительное письмо в ФГБУ «ВНИИЗЖ»

Вместе с образцами сывороток крови направляют сопроводительное письмо (Приложение 1) для исследований на наличие антител к вирусу бешенства, заверенное подписью ветеринарного врача и печатью ветеринарной клиники, где проводился отбор образцов.

К сопроводительному письму необходимо приложить:

1. копию ветеринарного паспорта животного (страница с данными о животном и владельце, страница с последней вакцинацией против бешенства), заверенную подписью ветврача и печатью ветеринарной клиники;

2. копию российского паспорта владельца для выписывания счета на оплату (данные о владельце, адрес проживания, электронный адрес);

3. копию заграничного паспорта владельца для оформления документов на вывоз.

Если в ветеринарном паспорте в графе "владелец" написан один человек, а вывозить будет другой человек, то от владельца нужна доверенность на имя того человека, который будет вывозить животное. Доверенность нужна на границе, в ветеринарном пункте. Правила ее оформления, пожалуйста, уточняйте в посольстве той страны, в которую Вы вывозите животное. Для постановки анализа данная доверенность не нужна.

Важный момент!

В Microsoft Outlook можно указать, что для всех отправляемых сообщений автоматическое Скрытая копия (копия) будет отправлено других списков рассылки или пользователей.

Один сценарий, в котором это правило полезен при отвечают всем участникам группы для ответа на входящие сообщения электронной почты, например центр технической поддержки. Когда один член группы ответов на сообщения, другим участникам группы автоматически получает копию ответ, сохранения всех исходящих сообщений в курсе.

клиентские правила

Создание правила

Теперь каждый раз при отправке сообщения, будь то новое сообщение, при пересылке сообщения или ответа людей или групп, которые указаны в правиле будут автоматически добавляться как получателей копии. Не отображается имена людей или групп в строке "Копия" Составьте сообщение, но эти имена будут отображаться все получателя сообщения.

Отключение правила

В представлении почта на вкладке Главная нажмите кнопку правила > Управление правилами и оповещениями .

На вкладке в разделе Правило

Нажмите кнопку ОК .

Правила и оповещения .

Совет: Дополнительные сведения о том, как быстро отключить это правило для отдельных сообщений, см. в следующем разделе ("").

Использование категории для отключения автоматической отправки копии для отдельных сообщений

Если вы хотите гибкость, чтобы отключить автоматическое новые правила копия на основе одного сообщения без необходимости переходить в диалоговом окне правила и оповещения , можно использовать функцию категорий в Outlook, вместе с правилом.

Совет:

Сначала необходимо создать правило автоматически отправить скрытую копию (Cc) для всех отправляемых сообщений электронной почты.

Это правило определенного называется клиентские правила . Клиентские правила выполняется только на том компьютере, на котором она создана и выполняется, только если приложение Outlook запущено. Если бы вы отправляете сообщение электронной почты с помощью учетной записи электронной почты на другом компьютере, правило не будет выполняться с этого компьютера, чтобы он был создан на этом компьютере. В этой же правило необходимо создать на каждом компьютере, который планируется использовать его.

Создание правила

Теперь каждый раз при отправке сообщения, будь то новое сообщение, при пересылке сообщения или ответа людей или распределение списки, указанное в правиле будет автоматически добавляться как получателей копии. Не отображается имена людей или распространения списков в строке "Копия" Составьте сообщение, но эти имена будут отображаться все получателя сообщения.

Отключение правила

Чтобы предотвратить автоматическую отправку копии, необходимо сначала отключить правило.

В Почте в меню Сервис нажмите кнопку Правила и оповещения .

На вкладке Правила для электронной почты в разделе Правило снимите флажок, соответствующий правилу, которое вы создали.

Нажмите кнопку ОК .

Теперь вы можете отправить сообщение без автоматической отправки его копии другим людям или спискам рассылки. Правило будет неактивно до его повторного включения в диалоговом окне Правила и оповещения .

Совет:

Использование категории для отключения автоматической отправки копии для отдельных сообщений

Если вы хотите отключать новое правило автоматической отправки копии для отдельных сообщений без вызова диалогового окна Правила и оповещения , вы можете задать для правила категорию, доступную в Office Outlook 2007.

Измените созданное ранее правило так, чтобы при добавлении указанной категории в сообщение правило не отправляло копию автоматически.

Когда вы захотите отключить правило автоматической отправки копии для сообщения, примените к нему категорию.

Совет: Можно воспользоваться сочетанием клавиш, если вы указали его при создании категории.

При отправке сообщения правило автоматической отправки копии не будет применяться.

Если у вас есть сайт или приложение, которые при регистрации нового пользователя просят подтвердить адрес электронной почты, у меня для вас есть совет и небольшая таблица с данными, которые помогут сделать процесс регистрации проще и удобнее для пользователя, а также позволят немного поднять процент конверсии посетителей в пользователи.

Что происходит после того, как пользователь указывает свой email в форме регистрации и отправляет форму на сервер?

Вариант первый, хороший: вы отправляете письмо и сразу же даете доступ к основным функциям вашего сайта или приложения, попутно напоминая пользователю о том, что неплохо бы перейти по ссылке из почты, чтобы убрать это назойливое напоминание и получить доступ ко всем функциям без исключения. Если адрес email не является для вас жизненно важным и вы можете дать частичный доступ без подтверждения почты, следует всегда делать именно так. Но эта схема применима не во всех случаях, поэтому…

Вариант второй, хуже: письмо отправляется, приложение показывает полупустую страницу с сообщением «проверьте вашу почту» и на этом стройная последовательность действий обрывается. Мне грустно смотреть на сайты, которые платят деньги Google или Яндексу за каждого привлеченного посетителя, корпят над landing страницам, стараясь выжать максимальный процент конверсии, максимально упрощают форму регистрации, но после отправки формы бросают пользователя на произвол судьбы.

Товарищи, регистрация ещё не закончена! Я понимаю, когда десяток лет назад все пользовались standalone почтовыми программами и у вас не было выбора, кроме как попросить пользователя запустить Outlook или The Bat!.. Но сейчас все пользуются веб-почтой. У веб-почты есть адрес URL и пользователь только что вам намекнул, какой именно веб-почтой он пользуется.

Постройте бесшовный процесс регистрации, проведите пользователя за руку через каждый этап, не упускайте его внимания ни на минуту. После отправки регистрационной формы покажите в центре экрана большую жирную ссылку на почтовый сервис пользователя. Не нужно просить юзера искать закладку или набирать «gmail.com» в адресной строке. Не давайте ему отвлечься. :)

Даже если слово «конверсия» для вас не имеет большого значения, такой хак имеет смысл внедрить просто потому, что это удобно и дарит пользователю приятное ощущение, что о нём заботятся.

Итак, как получить адрес и название почты, используя адрес email, который сообщил вам пользователь? Ловите табличку в формате CSV:

"почтовый домен", "название почтового сервиса","адрес для входа в почту" "mail.ru","Почта Mail.Ru","https://e.mail.ru/" "bk.ru","Почта Mail.Ru (bk.ru)","https://e.mail.ru/" "list.ru","Почта Mail.Ru (list.ru)","https://e.mail.ru/" "inbox.ru","Почта Mail.Ru (inbox.ru)","https://e.mail.ru/" "yandex.ru","Яндекс.Почта","https://mail.yandex.ru/" "ya.ru","Яндекс.Почта","https://mail.yandex.ru/" "yandex.ua","Яндекс.Почта","https://mail.yandex.ua/" "yandex.by","Яндекс.Почта","https://mail.yandex.by/" "yandex.kz","Яндекс.Почта","https://mail.yandex.kz/" "yandex.com","Yandex.Mail","https://mail.yandex.com/" "gmail.com","Gmail","https://mail.google.com/" "googlemail.com","Gmail","https://mail.google.com/" "outlook.com","Outlook.com","https://mail.live.com/" "hotmail.com","Outlook.com (Hotmail)","https://mail.live.com/" "live.ru","Outlook.com (live.ru)","https://mail.live.com/" "live.com","Outlook.com (live.com)","https://mail.live.com/" "me.com","iCloud Mail","https://www.icloud.com/" "icloud.com","iCloud Mail","https://www.icloud.com/" "rambler.ru","Рамблер-Почта","https://mail.rambler.ru/" "yahoo.com","Yahoo! Mail","https://mail.yahoo.com/" "ukr.net","Почта ukr.net","https://mail.ukr.net/" "i.ua","Почта I.UA","http://mail.i.ua/" "bigmir.net","Почта Bigmir.net","http://mail.bigmir.net/" "tut.by","Почта tut.by","https://mail.tut.by/" "inbox.lv","Inbox.lv","https://www.inbox.lv/" "mail.kz","Почта mail.kz","http://mail.kz/" Разумеется, это далеко не все почтовые службы. Рекомендую заглянуть в список почтовых адресов ваших пользователей и добавить именно те сервисы, которыми они пользуются.

Создать таблицу и импортировать CSV-файл в MySQL можно следующей командой:
CREATE TABLE email_services(domain CHAR(24) NOT NULL,name CHAR(32) NOT NULL,url CHAR(64) NOT NULL); LOAD DATA LOCAL INFILE "/home/user/services.csv" INTO TABLE email_services FIELDS TERMINATED BY "," ENCLOSED BY """;
А дальше вы просто выделяете из адреса email почтовый домен, по нему находите в таблице название и адрес почтового сервиса, и показываете их пользователю.

Вы можете написать название сервиса, можете просклонять названия и сделать красивую надпись «Перейти в Яндекс.Почту » или просто показать сам email. Главное, чтобы там была ссылка на его «Входящие».

Посмотреть этот простой хак в работе можно, например, на нашем сервисе для тестирования знаний программистов

Что такое электронная почта? В современном деловом мире это:

• Ваше лицо. Именно с помощью email можно создать положительный образ в глазах контрагента или испортить первое впечатление.
• Ваш рабочий инструмент. Очень много общения с внешним миром происходит по email. Поэтому, хорошо владея этим инструментом, можно здорово облегчить себе жизнь.
• Мощный отвлекающий фактор. Внешний мир пытается достать вас, отвлечь и сбить с верного пути через email.

С этих позиций и посмотрим на работу с электронной почтой. Начнём с простого.

Оформление письма

Я пользуюсь почтовым клиентом Mozilla Thunderbird, поэтому буду рассказывать на его примере. Создадим новое письмо и пойдём сверху вниз по списку полей.

Кому. Копия. Скрытая копия

Возможно, кто-то не знает, но «Кому» в Mozilla можно изменить на «Копия» или «Скрытая копия».

• Кому : пишем основного адресата или несколько адресатов через точку с запятой.
• Копия : пишем того, кто должен ознакомиться с письмом, но от кого мы не ждём реакции.
• Скрытая копия : пишем того, кто должен ознакомиться с письмом, но должен остаться неизвестным для остальных получателей письма. Особенно уместно использовать для массовых рассылок деловых писем, например уведомлений.

Неправильно в массовой рассылке указывать получателей через поля «Копия» или «Кому». Несколько раз в год получаю письма, в которых перечислено 50–90 адресатов в поле «Копия». Налицо нарушение privacy. Не всем из твоих адресатов нужно знать, с кем ещё вы работаете по аналогичной теме. Хорошо, если это знакомые между собой люди. А если в списке конкурирующие компании, которым неизвестно друг о друге? Как минимум нужно быть готовым к лишним объяснениям, как максимум - к прекращению сотрудничества с одним из них. Не надо так.

Тема письма

О важности темы письма часто пишут (иногда толково) в своих корпоративных блогах профессиональные сервисы рассылок. Но там чаще всего идёт речь о продающих письмах, где тема письма решает задачу «email должны открыть».

Мы же обсуждаем ежедневную деловую переписку. Здесь тема решает задачу «письмо и его автора должны легко идентифицировать и потом найти». Причём ваша старательность вернётся к вам в виде кармы многочисленных ответных писем, только с приставками Re: или Fwd , среди которых придётся искать нужное письмо по теме.

Двадцать писем - это объём однодневной переписки менеджера среднего звена. О предпринимателях и владельцах бизнеса вообще не говорю, у них число писем иногда зашкаливает за 200 и более в день. Поэтому ещё раз: не отправляйте письма с пустой темой .

Итак, как правильно формулировать тему письма?

Ошибка № 1 : только название компании в теме. Например, «Небо» и всё. Во-первых, наверняка вы не один из вашей компании общаетесь с этим контрагентом. Во-вторых, никакого смысла такая тема не привносит, ведь название вашей компании и так видно из адреса. В-третьих, угадайте, как будет выглядеть ваш собственный ящик при таком подходе к переписке? Примерно вот так.

Удобно искать по таким темам?

Ошибка № 2 : кричащий, продающий заголовок. Здорово, если вы умеете писать такие заголовки. Вот только уместно ли применение этих навыков в деловой переписке? Вспомните цель темы делового письма: не продать, а обеспечить идентификацию и поиск.

Текст письма

Есть множество руководств по написанию текстов для разных случаев жизни. Например, много полезного у Максима Ильяхова , Александра Амзина и других мастеров слова. Советую почитать их статьи хотя бы для повышения общей грамотности и улучшения общей стилистики письменной речи.

В процессе написания письма мы должны последовательно принять несколько решений.

Вопрос вежливости . В начале письма можно расплыться в любезностях или даже нежности в духе «Милый мой Родя, вот уже два месяца с лишком, как я не беседовала с тобой письменно, от чего сама страдала и даже иную ночь не спала, думая». Очень вежливо и очень затратно, как по времени на сочинение такого вступления, так и по времени собеседника на его прочтение. Переписка ведь деловая, помните? Не сочинение эпистолярного жанра на конкурс и не письмо матери Раскольникову, а деловая переписка.

Уважаем время своё и получателя!

Представляться и напоминать обстоятельства знакомства имеет смысл только в первом письме, отправляемом после мимолётной встречи на выставке. Если же это продолжение сотрудничества или текущая переписка, в первом письме в день пишем: «Здравствуйте, Иван», во втором и последующих: «Иван, …».

Обращение . Меня всегда волновал вопрос, к кому обратиться в письме, если получателей несколько. Недавно я писал письмо, обращённое к трём девушкам по имени Анна. Нисколько не сомневаясь, я написал «Здравствуйте, Анна» и не парился. Но так везёт далеко не всегда.

Что делать, если получателей три или даже семь и они не носят одно имя? Можно перечислить по именам: «Добрый день, Родион, Пульхерия, Авдотья и Пётр Петрович». Но это длинно и занимает время. Можно написать: «Здравствуйте, коллеги!».

Я для себя использую правило обращаться по имени к тому, кто стоит в поле «Кому». А к тем, кто в копии, не обращаться вообще. Это правило заодно позволяет точнее определить (одного!) адресата письма и цель этого письма.

Цитирование . Часто переписка представляет собой цепочку писем с вопросами и ответами - словом, диалог. Хорошим тоном считается не удалять историю переписки и писать свой ответ сверху цитируемого текста, чтобы, вернувшись к этой переписке через неделю, можно было легко прочитать диалог сверху вниз по убывающим датам.

Почему-то по умолчанию в Mozilla стоит настройка «Установить курсор после цитируемого текста». Рекомендую её поменять в меню «Инструменты» → «Параметры учётной записи» → «Составление и адресация». Должно быть так.

Цель письма . Деловые письма бывают двух видов:

• когда мы просто информируем собеседника (например, отчёт о проделанной работе за месяц);
• и когда мы чего-то хотим от собеседника. Например, чтобы он согласовал приложенный счёт на оплату.

Как правило, побуждающих писем в разы больше, чем отчётных. Если мы хотим чего-то добиться от собеседника, очень важно сказать об этом в письме прямым текстом. Призыв к действию должен сопровождаться обращением по имени и идти последним предложением в письме.

Неправильно : «Порфирий Петрович, я знаю, кто зарубил старушку».

Правильно : «Порфирий Петрович, это я зарубил старушку, пожалуйста, примите меры по моему аресту, устал мучиться!».

Почему корреспондент должен за вас думать, что ему делать с этим письмом? Ведь он может принять и неправильное решение.

Подпись в тексте . Она должна быть. Тем более все почтовые клиенты позволяют настроить автоподстановку подписи, например классическое «С уважением, …». В Mozilla это делается в меню «Инструменты» → «Параметры учётной записи».

Писать или не писать контакты в подписи - личное дело каждого. Но если вы хоть как-то связаны с продажами - обязательно пишите. Даже если сделка не состоится по итогам коммуникации, в будущем вас легко найдут по контактам из подписи.

Напоследок ещё одна фишка тела письма для тех собеседников, кто не любит (не может, не хочет, не имеет времени) отвечать на ваши письма. Укажите в тексте письма умолчание. Например, «Порфирий Петрович, если не придёте меня арестовывать до 12:00 пятницы, то я считаю себя амнистированным». Разумеется, срок должен быть реальным (не стоит текст из примера отправлять в пятницу в 11:50). Получатель должен физически иметь возможность прочитать и принять решение по вашему письму. Такое «умолчание» снимает с вас ответственность за неответ собеседника. Как и всегда, к применению этой фишки нужно подходить разумно. Если человек вовремя и регулярно отвечает на ваши письма, такой ультиматум может его если не обидеть, то немного напрячь или привести к решению не отвечать на письмо прямо сейчас, а заставить вас ждать пятницы.

Вложения

Письма часто бывают с вложениями: резюме, коммерческие предложения, сметы, графики, сканы документов - очень удобный инструмент и в то же время источник популярных ошибок.

Ошибка : огромный размер вложения. Часто приходят письма с размером вложений до 20 МБ. Как правило, это сканы каких-нибудь документов в формате TIFF, с разрешением 600dpi. Почтовая программа корреспондента почти наверняка зависнет на несколько минут в тщетных попытках загрузить предпросмотр этого вложения. И не дай бог получателю попытаться прочитать это письмо на смартфоне…

Лично я такие письма сразу удаляю. Не хотите, чтобы ваше письмо оказалось в корзине до прочтения? Проконтролируйте размер вложения. Рекомендуется, чтобы оно было не более 3 МБ.

Что делать, если превышает?

• Попробуйте перенастроить ваш сканер на другой формат и разрешение. Например, в PDF и 300dpi получаются вполне читабельные сканы.
• Вспомните про такие программы, как архиватор WinRar или 7zip. Некоторые файлы отлично сжимаются.
• Что делать, если вложение огромное и сжать его не получается? Например, почти пустая база бухгалтерии весит 900 МБ. На помощь придут облачные хранилища информации: Dropbox, Google Drive и тому подобные. Некоторые сервисы, например Mail.ru, автоматически преобразовывают огромные вложения в ссылки на облачное хранилище. Но я предпочитаю сам управлять своей информацией, хранящейся в облаке, поэтому автоматизацию от Mail.ru не приветствую.

И ещё одна не совсем очевидная рекомендация про вложения - их имя . Оно должно быть понятным и приемлемым для получателя. Как-то раз мы в компании готовили коммерческое предложение на имя… пусть будет Фёдора Михайловича Достоевского. Я получил от менеджера письмо с проектом КП на согласование, и во вложении был файл с именем «ДляФеди.docx». С менеджером, отправившим мне это, состоялся диалог примерно следующего содержания:

Дорогой менеджер, ты лично готов подойти к этому уважаемому человеку и назвать его в лицо Федя?

Как-то нет, уважаемый же человек, его все по имени-отчеству называют.

Почему же ты вложение назвал «ДляФеди»? Если я прямо сейчас перешлю ему, как думаешь, он купит у нас топоры по этому КП?

Я собирался потом переименовать…

Зачем готовить мину замедленного действия - отказ потенциального клиента - или создавать себе лишнюю работу по переименованию файла? Почему бы сразу не назвать вложение правильно: «ДляФёдораМихайловича.docx» или ещё лучше - «КП_Небо_Топоры.docx».

Итак, с email как «лицом» более-менее разобрались. Давайте перейдём к рассмотрению электронной почты как инструмента эффективной работы и поговорим об её отвлекающей составляющей.

Работа с письмами

Электронная почта - это мощный отвлекающий фактор. Как и с любым отвлекающим фактором, с почтой нужно бороться путём ужесточения правил и внедрения расписания работы.

Как минимум нужно отключить ВСЕ уведомления о приходе почты. Если почтовый клиент настроен по умолчанию, вас оповестят и звуковым сигналом, и помигают иконкой рядом с часами, и покажут превью письма. Словом, сделают всё, чтобы сначала оторвать вас от кропотливой работы, а потом погрузить в пучину непрочитанных писем и непросмотренных рассылок - минус час-другой из жизни.

У кого-то могучая сила воли позволяет не отвлекаться на уведомления, а обычным людям лучше не искушать судьбу и отключить их. В Mozillla Thunderbird это делается через меню «Инструменты» → «Настройки» → «Основные» → «При появлении новых сообщений».

Если нет уведомлений, как понять, что пришло письмо?

Очень просто. Вы сами, осознанно, выделяете время на разбор почты, откроете почтовый клиент и увидите все непрочитанные сообщения. Это можно делать два раза в день, например в обед и вечером или во время вынужденных простоев, допустим, в пробках.

Часто спрашивают, как же время реакции и срочные письма? Отвечаю: у вас нет срочных писем в почте. Если только вы не работаете в отделе клиентской поддержки (в таком отделе свой регламент работы с почтой).

Если и будут срочные письма, то отправитель уведомит вас об этом по другим каналам - телефон, SMS, Skype. Тогда вы осознанно зайдёте в почтовый клиент и обработаете срочную почту. Все гуру тайм-менеджмента (например, Глеб Архангельский с его «Тайм-драйвом») декларируют стандарт ответа на email до 24 часов. Это нормальное правило хорошего тона - не ждать от собеседника мгновенных ответов по email. Если же есть срочное письмо, уведомить об этом по более быстрым каналам связи.

Итак, уведомления мы отключили и теперь включаем почтовый клиент по своему расписанию.

Что же делать, когда мы зашли в почту и занялись деятельностью с названием «разбираю электронную почту»? Где начало и конец этой работы?

Я много слышал про систему zero inbox, но, к сожалению, не встречал ни одного человека, применяющего её. Пришлось изобретать свой велосипед. Статьи на эту тему есть на Лайфхакере. Например, « ». Ниже я расскажу о системе zero inbox в моей интерпретации. Буду благодарен, если гуру GTD отметятся в комментариях, дополнят или улучшат описанную систему.

Важно понять и принять, что электронная почта - это не планировщик задач и не архив для вашей деятельности. Поэтому папка «Входящие» должна быть всегда пустой. Если вы взялись за разбор входящих, не останавливайтесь и не отвлекайтесь ни на что, пока не опустошите эту папку.

Что делать с письмами во входящих? Нужно пройтись последовательно по каждому письму и удалить его. Да, просто выделить и нажать на клавиатуре Delete. Если не получается заставить себя удалить письмо, придётся принимать решение, что с ним делать.

1. Можете ответить на него за три минуты? Нужно ли на него отвечать? Да, нужно, и ответ займёт не более трёх минут, тогда отвечайте сразу.
2. Отвечать нужно, но подготовка ответа займёт более трёх минут. Если пользуетесь планировщиком задач, позволяющим преобразовать письмо в задачу, превратите email в таск и на время забудьте о нём. Я, например, использую совершенно замечательный сервис Doit.im. Он позволяет сгенерировать персональный email-адрес: пересылаешь на него письмо, и оно превращается в задачу. Но если у вас нет планировщика задач, перенесите письмо в подпапку «0_Выполнить».
3. После быстрого ответа на письмо, превращения его в задачу или простого ознакомления необходимо решить, что делать с этим сообщением дальше: удалить или отправить в одну из папок на длительное хранение.

Вот какие папки для длительного хранения есть у меня.

• 0_Выполнить. У меня такой папки нет, но если у вас нет планировщика, повторюсь, сюда можно складывать письма, требующие детальной проработки. Эту папку тоже нужно регулярно очищать, но уже с вдумчивым подходом в специально выделенное на это время.
• 1_Справ. Сюда я складываю письма со справочной информацией: приветственные письма с логинами от различных веб-сервисов, билеты на предстоящие рейсы и так далее.
• 2_Проекты. Здесь хранится архив переписки по партнёрам и проектам, с которыми есть текущие взаимоотношения. Естественно, для каждого проекта или партнёра заведена отдельная папка. В папку партнёра я складываю письма не только от его сотрудников, но и письма от сотрудников «Неба», связанные с этим партнёром. Очень удобно: при необходимости вся переписка по проекту под рукой за пару кликов.
• 3_Музей. Сюда я закидываю те письма, которые и удалить жалко, и польза от них неочевидна. Также сюда перекочевывают папки с закрытыми проектами из «2_Проекты». Словом, в «Музее» хранятся первые кандидаты на удаление.
• 4_Документы. Здесь лежат письма с электронными образцами документов, которые могут пригодиться в будущем для бухгалтерии, например акты сверок от клиентов, билеты по состоявшимся поездкам. Папка во многом перекликается с папками «2_Проекты» и «1_Справ», только в ней хранится бухгалтерская информация, а в папке «2_Проекты» - управленческая. В «4_Документы» - мёртвая информация, а в «2_Проекты» - живая.
• 5_Знания. Сюда я складываю только действительно полезные рассылки, к которым хочу вернуться через время для вдохновения или поиска решений.

Есть и другие настройки почтового клиента, важные для работы этой системы. Во-первых, по умолчанию в Thunderbird стоит флажок «Помечать сообщения как прочитанные». Я предпочитаю делать это осознанно, поэтому флажок долой! Для этого заходим в меню «Инструменты» → «Настройки» → «Дополнительно» → «Чтение и отображение».

Во-вторых, используем фильтры . Раньше я активно применял фильтры, которые по адресу отправителя автоматически переправляли письма в соответствующие папки. Например, письма от юриста перемещались в папку «Юрист». Отказался от такого подхода по нескольким причинам. Первая: письма от юриста в 99% случаев относятся к какому-либо проекту или партнёру, а значит, подлежат перемещению в папку этого партнёра или проекта. Вторая: решил добавить осознанности. Вы сами должны решить, где должно храниться конкретное письмо, а искать необработанные сообщения удобнее только в одном месте - во входящих. Сейчас фильтры использую только для разнесения по папкам автоматических регулярных писем из различных систем, то есть писем, не требующих от меня принятия решений. Фильтры в Mozilla Thunderbird настраиваются в меню «Инструменты» → «Фильтры сообщений».

Итак, при правильном подходе на электронную почту должно уходить от 10 до 60 минут в день в зависимости от объёма переписки.

Да, и ещё одно. Вы ведь уже отключили уведомления о приходе новых писем? ;)